- 報連相をきっかけに上司に叱られてしまう
- 上手に報連相を行うコツを知りたい
- 仕事を効率的にこなして、業務時間を減らしたい
社会人なら誰でも一度は聞いたことがある「報連相（ホウレンソウ）」
「報連相」は「報告」・「連絡」・「相談」の頭文字をとって約40年ほど前から使われるようになった言葉です。
しかし、この言葉が生まれたのは40年も昔の話。
ITが普及し情報の量もスピードも加速度的に増えていく時代において、これまでどおりの「報連相」は適切と言えるのでしょうか。
この記事では今の時代にあった、失敗しない上手な報連相のコツを紹介します。
報連相の定義
報＝報告、連＝連絡、相＝相談の頭文字をとってホウレンソウと読みます。
社会人なら誰でも一度は聞いたことがあるでしょう。
報告、連絡、相談は社会人に必須の基礎スキルであるため、親しみやすい「ホウレンソウ」という呼び名で広く定着しました。
報連相の目的～しすぎはダメ？～
まずは報連相の目的をしっかりと押さえておきましょう。
「報告」「連絡」「相談」の3つがありますが、根本的な目的は同じです。
- トラブルの予防や早期解決につながる
- 責任を分散することで、安心して仕事ができる
- 人間関係の向上につながる
- 新しい知識やスキルを習得できる
これらのメリットをまとめると報連相の目的が明確になります。
ずばり、報連相の目的は「組織の生産性を向上させること」です。
仕事ができる人はこのことをよく理解し、生産性の低下につながる無駄な報連相は行いません。
下手な報連相は生産性を下げる。
あなたの周りには報連相をすること自体が目的となっている人はいませんか？
報連相をすること自体が目的になると、なんでもかんでも報連相してしまうことになります。
報連相のしすぎは必ずしも良いとは言えません。
報連相は仕事の生産性を向上させるための手段であるということを意識しましょう。
報連相が下手な人の特徴と上手い人のやり方
報連相によって生産性をさげてしまう、報連相が下手な人の特徴を整理しましょう。
- 何でもかんでも報連相する
- 何でもかんでも関係者全員に伝える
- タイミングを意識しない
- ツールを使い分けない
- 結論から話さない
- 主体性に欠けている
- そもそも、報連相を怠る
これらの特徴がなぜダメなのでしょうか。
上手い人のやり方も確認しましょう。
何でもかんでも報連相する
相手にとって必要な情報を整理できていません。
要点がまとまっていない報連相は相手を困惑させ、時間を無駄に奪ってしまいます。
相手にとって必要な情報を整理し、要点をまとめたうえで報連相を行います。
相手の時間も有限であることを理解し、組織全体の効率を考えて行動します。
何でもかんでも関係者全員に伝える
本当に必要な相手を整理できていません。
社内チャットの大量通知に嫌気がさしている人も多いはず。。
これも相手の時間を無駄に奪う行為です。
「とりあえず関係者全員に共有しよう」は必ずしも良いとは言えません。
本当に必要な相手にだけ報連相を行います。
管理者だけに報告すれば良いことを、メンバー全員に伝えたりしません。
例えば他部署への仕事の依頼などは、管理者だけに行うといったケースが考えられます。
タイミングを意識しない
これも相手のことを考えられていません。
定時後や休憩中などはしっかり休み、オンとオフを切り替えるタイプの人もいます。
定時後や休憩中は緊急性の高い要件のみ伝え、緊急性の低い要件はメールなどで残すようにします。
ツールを使い分けない
これも相手のことを考えられていません。
チャットやメールで済むことをわざわざ電話して、相手の時間を奪う必要はありません。
自分が集中力の必要な仕事をしているときに、電話が鳴ったときのことを考えてみましょう。
緊急性の低いものや、文章だけで十分に伝わる要件はメールやチャットで行います。
緊急性の高いものや、ニュアンスが重要で文章では伝わりづらい要件のみ口頭で行います。
結論から伝えない
回りくどい伝え方は相手の聞く気を無くしたり、イライラさせたりしてしまいます。
先に話の終着点を伝えることで、相手は話を聞く準備が整い、内容を理解しやすくなります。
これから何を話そうとするのか、結論を伝えたうえで、条件や理由などの補足説明を行います。
主体性に欠けている
報連相で叱られる理由の多くは、主体性が相手に伝わっていないことが原因です。
自分の仕事なのに人ごとのように振る舞う人を見れば、誰でも良い感じはしないでしょう。
上司に嫌われていると感じる人は、あなたの主体性がうまく伝わっていないのかもしれません。
「自分がどうしたか。どうしたいのか。」を理由を含めて伝えます。
そうすることで相手に主体的に行動していることが伝わります。
仕事ができる人は主体的に行動し、仕事をうまく進めるために報連相を活用します。
そのため、なんでもかんでも報連相したり、安易に関係者全員に伝えたりしないのです。
そもそも、報連相を怠る
これは論外ですが、、必要なことを報連相しないなら、組織で仕事をする意味がありません。
報連相が苦手なために、報連相を怠ってしまう人もいるでしょう。
少しずつ回数を増やしたり、ここで紹介したポイントを押さえることで報連相の苦手意識を克服しましょう
原則として、何かトラブルが起こった時は関係者が増えるほど、問題がさらに大きくなります。
「それぞれが好き勝手なことを言って、話が全くまとまらない。。」
サラリーマンなら誰しも経験したことがあるでしょう。
仕事ができる人はこのことをよく理解し、仕事を早く進めるために必要な人に必要な内容だけを報連相するのです。
報連相を行う際のチェックポイント
まとめると、報連相を行う際はこれらのポイントを意識しましょう。
- 必要な内容が簡潔にまとめられているか
- 報連相を行う相手が適切か
- タイミングは問題ないか
- 報連相を行うツールは適切か（口頭orメール）
- 結論がまとまっているか
- 自分の意見や方針を含めているか
- 文章の場合は、余計な表現がなく、読みやすいか
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まとめ
上手な報連相のやり方について解説しました。
報連相の目的は「組織の生産性を向上させること」です。
仕事ができる人は、報連相をすること自体を目的とせず、報連相を通じて生産性を向上させることを意識しています。
また、伝え方ひとつで怒られる人と怒られない人がいます。
せっかく仕事をうまく進めているのに、伝え方一つで評価を下げてしまってはもったいないですよね。
怒られない報連相のポイントは「主体性」です。
自分の意見を理由をそえて伝えることで、主体的に行動していることを認識させましょう。
この記事を参考に報連相をうまく行って、効率的に仕事をこなしましょう。
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