- 時間管理が苦手で、思うように仕事が進まない
- 効率を上げて、残業せずに家に帰りたい
- 仕事が早い人の時間管理術が知りたい
この記事では精神科医の樺沢紫苑先生が考案した「樺沢式TODOリスト」を解説します。
樺沢式TODOリストとは何か？
具体的なフォーマットから使い方まで解説していきます。
(フォーマットのダウンロードもできますよ)
樺沢紫苑先生は医師として活躍されている一方で、著書の出版、メルマガやSNSを通じた情報発信など、インフルエンサーとしても精力的に活動されています。
マルチな肩書を持つ樺沢先生が考案した「樺沢式TODOリスト」は、脳科学を活用した時間管理術が詰まっています。
私も2年前から活用し、作業効率の向上を実感しています。
そんな「樺沢式TODOリスト」のフォーマットや活用方法を解説します。
※この記事は以下の著書を参考にしております。
（参考：樺沢紫苑著「絶対にミスをしない人の脳の習慣」,SBクリエイティブ,2017年10月）
TODOリストのメリット
樺沢式TODOリストの凄さを知るために、まずは一般的なTODOリストのメリットを確認しておきましょう。
TODOリスト 4つのメリット
すべきことが明確になり、集中力が途切れない
今やるべきタスクを明確に意識することができ、高い集中力を維持したまま、迅速にタスクをこなせます。
うっかり忘れが無くなる
定期的にTODOリストを確認することで、ど忘れやうっかり忘れがなくなります。
また、定期的に確認することで記憶の復習がなされ、無意識にやるべきタスクが定着します。
脳のワーキングメモリの容量が増える
次に何をしようか？という判断をたびたびおこなうと、脳が疲れてしまいます。（脳のワーキングメモリが消費される）
TODOリストを使えば、次に何をするかが明確になっているため、余計な脳が疲れを防止でき、結果的に仕事のパフォーマンスが向上します。
タスクの確認を忘れない
ミスを無くすためには確認が不可欠ですが、多くの場合その確認自体を忘れてしまいます。
TODOリストに書いておけば、都度確認できるため、忘れようがありません。
また、TODOリストを書くことそのものに確認の効果があるため、確認の習慣化につながります。
あなたの使い方は間違っている？
あなたはTODOリストをどのように使っていますか？
先に紹介したメリットを受けられないTODOリストでは、使う効果が小さくなってしまいます。
→集中力を妨げてしまいます。スマホの誘惑に勝てるでしょうか？
目に見える場所に置いてない
→確認の機会が減ってしまいます。結果的にうっかりや、ど忘れにつながります。
これらの誤った使い方をただし、高い集中力を維持したまま、タスクをこなせるのが「樺沢式TODOリスト」です。
樺沢式TODOリストのフォーマット
「樺沢式TODOリスト」は、一般的に「緊急度」と「重要度」の掛け合わせによりタスクの優先度を決めることに対して、「集中力」という観点がプラスされています。
タスクを「集中力が必要な仕事」と「集中力があまりいらない仕事」に二分するわけです。
こちらが「樺沢式TODOリスト」です。
このフォーマットは、樺沢氏の著書「絶対にミスをしない人の脳の習慣」で紹介されたものを私がまねてExcelで作成しています。
それぞれの項目の名称と行数は、同書の内容と同じです。
とってもシンプルですね。
ぜひ、WordやExcelで作成してみてください。
筆者のSABORIが使用するTODOリスト(Excel)のダウンロードはこちら
樺沢式TODOリストの活用ルール
実際にタスクを埋めたTODOリストがこちらです。
TODOリストの活用ルールを解説していきます。
パソコンで記入する
1日のはじめにパソコンで作成します。
手書きは時間効率が悪く、使い回しもできないため、パソコンを使って効率的にリストを作成しましょう。
タスクの数は「3」を意識する
このリストのポイントは、各項目のタスクを「3つまで」としているところです。
これは脳のキャパシティ（3つまではほとんどの人が確実に記憶でき、5つになると記憶が怪しくなること）が考慮されています。
タスクと大量に書き込むと、脳が処理不能となり高いパフォーマンス発揮できません。
それぞれのタスクを3つに絞り込むことで、仕事の流れをしっかり理解し、仕事効率を上げる狙いがあります。
AM・PM欄
午前と午後に行うタスクを記入します。
最も集中力を要する仕事は、できるだけ午前中に記載しましょう。
午前中は脳がクリアで高い集中力を維持できますが、午後になるにつれ、脳のパフォーマンスは低下します。
朝やれば1時間で終わるタスクを、夜に3時間かけるのは非効率です。
最も集中力が必要なタスクを、高いパフォーマンスが発揮できる時間に行うことで、時間効率を高めましょう。
もちろん、集中力は不要でも緊急性や重要度が高く、どうしてもすぐにやるべきタスクもあります。それも考慮しタスクを配置します。
毎日欄
日報の入力や業務の進捗確認など、毎日行うルーチンワークを記入します。
スキマ欄
10分以内で終わるようなスキマ時間で行えるタスクを記入します。
遊び欄
終業後の趣味や友人と過ごす予定を記入します。
この欄を記載すると「必ず定時内に仕事を終わらせよう！」という高いモチベーションにつながります。
無意識のうちに遊びや趣味の優先度を下げ、仕事の優先度だけを上げないように、しっかり書き込んでおきましょう。
その他欄
緊急度も重要度も低いタスクを記入します。または「予備」として、追加作業が発生した際に記入します。
各行の左端には「★」や「◎」を記入する
「集中力」が必要なタスクには「★」、「重要度」と「緊急度」が高いタスクには「◎」を入力します。
これらのマークを記入したタスクは、他のタスクよりも優先してこなすという意味があります。
印刷し目の届く場所に置く
タスクの入力が完了したら、印刷して紙で管理します。
必ず自分の目で直接見えるところに置きましょう。すぐに確認できる状態にしておくことが重要です。
タスクが完了したら、赤色のペンで横線を引いて消す
タスクが完了したら、赤ペンを使用して派手に横線を引きましょう。
完了したタスクが一目でわかるようにし、達成感を味わいましょう。（SABORIはマッキーを使っています。）
前日のリストに使って作成する
TODOリストは1から作るのではなく、前日に作成したデータをもとに作りしましょう。
実際は1日で終わらないタスクもあるため、重複するタスクの入力が最小限になるように工夫しましょう。
管理人のTODOリスト活用事例
本書では、このTODOリストはあくまで雛形であり、自分にとって使いやすいようにアレンジすることをすすめています。
そこで、私が自己流にアレンジしたフォーマットを紹介します。
管理人のTODOリストフォーマット
私が使用するフォーマットはコチラです。
このTODOリスト(Excel)のダウンロードはこちら
実務で活用しやすいように、案件リスト欄とメモ欄を設けています。
今抱えている案件を常に意識できるように設けています。状況欄には現在の進捗状況を記載します。
電話や会話のメモなどに使用。
手書きで記載したメモ欄の内容は、必要に応じて翌日のTODOリストに転記（データ化）という使い方をしています。
これにより、タスクをうっかり忘れてしまうことを防止しています。
また、遊び欄を他の社員に見られたくない場合は、別の項目に変更したり、削除したりしても良いかもしれません。
管理人の追加ルール
私は以下のルールを追加して、TODOリストを活用しています。
ただし、承認が必要な打ち合わせや仕事依頼は午前に入れる。
イスラエルでおこなわれた研究で、「裁判所における仮釈放の許可率」を調査した結果、午前中に比べて、午後の許可率は極端に下がるというデータがあります。
脳も筋肉と同じで使えば疲労します。
時間経過とともに脳が披露し、判断することを拒んだ結果があらわれています。
仕事においても、上司の承認や、仕事依頼は午前のほうが許可を得やすいため、このようなルールを追加しました。
皆さんも樺沢先生の基本ルールを原則とし、自分にあったフォーマットや活用ルールを取り入れてみてください。
まとめ
脳科学を活用した「樺沢式TODOリスト」を紹介しました。
樺沢式TODOリストには、脳科学を活用した、効率的なタスク管理術が詰まっています。
TODOリスト本来のメリットをしっかり活かしながら、脳のパフォーマンスを考慮したタスク管理ができるようになります。
自分に合ったフォーマットを確立し、業務の効率化を進めていきましょう。
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