「たくさん時間を使っているのに、全然成果が出ない。。」
「毎日忙しくて、自分の時間が取れない。。」
「仕事をもっと効率的にすすめたい。。」
そう感じているあなたは、一度時間の使い方を見直してみる必要がありそうです。
自分の時間を確保するための、時間の管理方法が間違っているのかもしれません。
この記事では、スティーブン・コヴィー氏の著書「7つの習慣」で紹介されている、「時間管理のマトリックス」を取り入れた、時間管理術を紹介します。
物事の優先順位を見極めて、時間を上手に管理できるようになりましょう。
時間管理のマトリックスとは
時間管理のマトリックスは、アメリカの経営コンサルタント、スティーブン・コヴィー氏の著書「7つの習慣」で紹介されている時間管理のフレームワークです。
成果を出すためには、物事に正しい優先順位をつけ、効果的に実行する必要があります。
このフレームワークでは、緊急度と重要度を軸にして、物事を４つの分類に割り当てます。
まずはこの４分類について詳しく解説しましょう。
※マトリックスとは、数字や文字を方形に並べたもの。
物事を4つの領域に分類する
緊急度と重要度を軸にした４分類について、詳しく解説します。
物事を４つに分類したあとは、適切な優先順位をつけて、実行していきます。
第Ⅰ領域
重要度も緊急度も高いものが、この領域に分類されます。
・顧客のクレーム対応
・期限の迫った仕事 など
この領域に入る物事は、一般的に危機とかトラブルと呼ばれます。
毎日忙しく働き、自分の時間がとれないのは、多くの場合、この領域に浸かってしまっているからです。
また、多くの場合は目に見える形で現れるため、早くやれ！と私たちを急かし、引きずり込まれます。
第Ⅱ領域
重要度は高いが、緊急度は低いものが、この領域に分類されます。
・人間関係の構築
・健康管理
・資格の勉強 など
この領域は自分に対する「投資」となる物事が入ります。
緊急度が低いことから多くの場合、後回しになります。
第Ⅲ領域
重要度は低いが、緊急度は高いものが、この領域に分類されます。
・電話の対応
・打合せ
・無意味な接待 など
この領域は他人の都合に振り回される物事が入ります。
緊急度の低いメールで済むような話を、わざわざ電話でしてくる人はたくさんいますね。
第Ⅳ領域
重要度も緊急度も低いものが、この領域に分類されます。
・雑用
・暇つぶしのゲーム など
この領域は、生産性の低い物事が入ります。
このように物事を分類した後は、優先順位をつけて、どの領域のものを実行すれば良いかを考えます。
成果をあげ、自分の時間を取り戻すために、あなたはどの領域の物事に取り組むべきでしょうか？
成果を上げるための優先順位（第Ⅱ領域を優先せよ）
おそらく、多くの人は緊急度も優先度も高い、領域Ⅰが最も重要なタスクと考えるでしょう。
しかし、成果を上げ続け、自分の時間を確保したいなら、本当に優先すべきは第Ⅱ領域です。
ここで毎日忙しく働き、成果を上げられない人のマトリックスを見てみましょう。
成果を上げられない人は、第Ⅰ領域に多くの時間を費やしてしまいます。
緊急度も優先度も高い物事に追われ、大きなストレスがかかります。
その結果、空いた時間を重要度も緊急度も低い、第Ⅳ領域に逃げ込みます。
残念ですが、第Ⅱ領域に費やす時間は残っていません。
続いて成果を上げる、効果的な人のマトリックスです。
成果を上げる人は、第Ⅲと第Ⅳ領域の重要度の低い物事を避け、第Ⅱ領域に多くの時間を費やします。そして、第Ⅰ領域の占める割合を小さくする。
第Ⅱ領域に取り組み自己を成長させることは、第Ⅰ領域を小さくする予防的な役割があります。
また、第Ⅱ領域の物事は、緊急性が低いためついつい後回しになります。
そのため、第Ⅱ領域の物事には、受け身の姿勢ではなく、自ら取り組む主体性が求められます。
成果をあげ、自分の時間を取り戻すには、自分自身を律してコントロールする力が必要です。
ここまでで、成果を出し、自分の時間を取り戻すには、第Ⅱ領域の物事を優先しないといけないことが分かりました。
ただし、実際には第Ⅲと第Ⅳ領域の物事を全く実行しない。という訳にはいきません。
そこで、より実践で活かせるように各領域に対する時間配分の考え方を紹介します。
\キングオブ自己啓発本。スティーブン・R.コビー氏の「7つの習慣」/
時間管理のマトリックスの実践的な活用方法
時間管理のマトリックスで、第Ⅱ領域の物事が重要なことは分かりましたが、それにどのくらい時間を割けば良いか。
第Ⅲや第Ⅳ領域の物事を全くやらないのは、現実的ではありません。
そこで、各領域への時間配分の考え方を紹介します。
アセットアロケーションの考え方を時間にあてはめる
アセットアロケーションとは、資産運用の分野で使われる言葉で「運用する資金を、株や債券などに、どのような割合で投資するか」を決めることをいいます。
お金の投資先の割合のことを言いますが、その考え方を時間にあてはめて考えます。
この考え方で重要なことは、「時間」を「お金のような資産」として捉える意識を持つことです。
「時間」という大切な資産をどのような配分で使うべきかを考えていきます。
まずは、今現在であなたが各領域に使っている時間の比率を考えてみましょう。
例えば、こんな感じです。
続いて、この状態から効率的に成果を上げていくためには、どのような時間配分にすべきかを考えます。
パレートの法則を使う
パレートの法則とは「80：20の法則」ともいわれ、「結果の8割は、全体の2割の要素が生み出している」という法則です。
例えば、テストに置き換えると、80点は2割の力を出せば取れるが、100点をとるためには残り8割の力を使うということです。
この法則を応用して時間配分を考えます。
第Ⅱ領域に費やす時間を、最低でも全体の20%になるように増やしていきます。
パレートの法則がうまく利けば、成果は劇的に向上するはずです。
こうして成果を上げ続けて、他の領域の時間をさらに減らしていくことができれば、徐々に自分で時間をコントロールできるようなるはずです。
ぜひ、自分にあった時間のアセットアロケーションを作成し、実践してみてください。
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まとめ
時は金なり。
そして、私たちに与えられた時間は有限です。
限りある時間という資産を無駄にしないように、「時間管理のマトリックス」を活用し、仕事の効率をあげていきましょう。
読者の皆さまの自由時間が少しでも増えれば幸いです。
※この記事は以下の著書を参考にしております。
参考：スティーブン・R・コヴィー著「完訳 7つの習慣 人格主義の回復」,キングベアー出版,2013年8月30日
参考：トキオ・ナレッジ著「大人の常識 ビジネス法則大全」,宝島社,2016年7月11日